Anvendelse og aftalegrundlag

Disse forretningsbetingelser gælder for alle ydelser, som JD Regnskab leverer til Kunden, medmindre andet er aftalt skriftligt.

Den samlede aftale (“Aftalen”) består af:

a) Aftalebrev/tilbud/ordrebekræftelse med eventuelle bilag og skriftlige ændringer,
b) nærværende forretningsbetingelser, og
c) Bilag A (Databehandleraftale), i det omfang JD Regnskab behandler personoplysninger som databehandler.

Ved uoverensstemmelse mellem Aftalebrev og disse forretningsbetingelser har Aftalebrevet forrang.

Definitioner

“Kunden”: Den juridiske eller fysiske person, der indgår aftale med JD Regnskab.

“Ydelsen”: De opgaver/leverancer, der fremgår af Aftalebrevet (fx bogføring, løn, moms, opstilling af årsrapport mv.).

“Materiale”: Bilag, bankudtog, stamdata, timesedler, løninput, kontrakter, aftaler, korrespondance m.v., som Kunden leverer eller giver adgang til.

“Frister”: De frister og cut-offs der følger af Aftalebrevet, offentlige indberetningsfrister og/eller særskilt skriftlig aftale.

Ydelser, afgrænsning og fagligt udgangspunkt

JD Regnskab leverer regnskabsassistance såsom løbende bogføring, afstemninger, moms- og afgiftsopgørelser/angivelser, lønadministration, klargøring af materiale til årsafslutning samt udarbejdelse af årsopstilling/årsrapport i det omfang det er aftalt.

JD Regnskab udfører ikke revision og afgiver ikke erklæringer med sikkerhed eller andre erklæringsydelser i henhold til revisorloven, medmindre dette særskilt og udtrykkeligt er aftalt skriftligt.

JD Regnskab’s leverancer bygger på det materiale og de oplysninger, som Kunden stiller til rådighed. JD Regnskab kontrollerer ikke systematisk rigtigheden eller fuldstændigheden af Kundens oplysninger, medmindre andet er aftalt.

Mundtlige tilkendegivelser, foreløbige opgørelser, udkast og del-leverancer er ikke bindende og kan ikke lægges til grund, før endelig leverance er fremsendt/overdraget.

JD Regnskab er ikke forpligtet til at ajourføre anbefalinger, konklusioner, rapporter eller produkter efter endelig overdragelse, medmindre dette er aftalt.

Levering, tidsplan og kommunikation

JD Regnskab tilstræber at levere Ydelsen i henhold til aftalt plan. Medmindre der er aftalt en endelig leveringsdato skriftligt, er angivne tidspunkter vejledende.

JD Regnskab kan anvende relevante medarbejdere/underleverandører samt foretage rimelige udskiftninger i bemanding.

Parterne accepterer elektronisk kommunikation (e-mail, digitale platforme m.v.) til godkendelser og løbende dialog. Kunden er ansvarlig for at beskytte egne systemer og adgangsoplysninger.

Kundens medvirken og forpligtelser

Kunden skal yde rettidig og aktiv medvirken, herunder udpege en kontaktperson med beslutningskompetence.

Kunden skal levere fuldstændigt, korrekt og rettidigt materiale. Kunden bærer det fulde ansvar for konsekvenserne af mangelfuldt, ukorrekt eller forsinket materiale.

Kunden skal sikre, at JD Regnskab har nødvendig adgang til relevante systemer (økonomisystem, bank, lønsystem, e-Boks/Digital Post m.v.) efter aftale.

Bilag og bankafstemning (krav)

Kunden skal uploade bilag afstemt 1:1 til banken i henhold til fristerne i Aftalebrevet.

“Afstemt 1:1” betyder, at Kundens bankposteringer kan matches entydigt til bilag og/eller dokumenterede forklaringer, så JD Regnskab kan bogføre og afstemme effektivt.

Løn (krav):

Kunden skal levere løninput, timesedler, variable lønoplysninger, fravær, samt medarbejderstamdata/ændringer rettidigt i henhold til fristerne i Aftalebrevet.

Kunden er ansvarlig for korrekt registrering og rettidig godkendelse af timer, fravær, overenskomstforhold og øvrige input, medmindre andet er aftalt.

Godkendelser og betalinger:

Kunden skal kontrollere og godkende grundlag, indberetninger og udkast (fx momsangivelser, lønkørsler, årsrapport/årsopstilling, oplysningsskema) inden for de aftalte frister.

Kunden er ansvarlig for rettidig betaling af løn, moms, skatter og afgifter.

Hvis Kunden ikke leverer materiale rettidigt, kan JD Regnskab (efter eget valg) (a) udskyde leverancen, (b) udføre opgaven på et foreløbigt grundlag, eller (c) suspendere arbejdet. Kunden bærer risikoen for eventuelle gebyrer, renter, sanktioner og tab som følge af manglende rettidighed.

Pris, fakturering og betaling

Pris og omfang fremgår af Aftalebrevet. Medmindre andet er aftalt, fakturerer JD Regnskab:

fast månedlig pris for aftalte standardopgaver, og/eller
efter medgået tid for øvrige ydelser.

Merforbrug og ekstraarbejde:

Merforbrug som følge af ændrede forudsætninger, uforudsete forhold eller manglende opfyldelse af Kundens forpligtelser faktureres særskilt efter medgået tid til JD Regnskab’s til enhver tid gældende timesatser.

Hvis Kunden ikke uploader bilag/bankafstemning 1:1 iht. aftalt tid, eller løn/timer/medarbejderdata ikke er JD Regnskab i hænde iht. aftalt tid, faktureres merarbejde særskilt på timebasis.

Udlæg og licenser:

Kunden betaler udlæg og omkostninger, der er nødvendige for opgaven (fx gebyrer, systemlicenser, integrationsomkostninger, porto mv.), medmindre andet er aftalt.

Licenser i forbindelse med bogførings- og/eller lønsystemer kan faktureres særskilt, herunder hvis JD Regnskab arbejder i systemer på Kundens vegne.

Fakturering:

JD Regnskab kan fakturere månedsvis bagud. Større udlæg kan faktureres straks ved afholdelse.

JD Regnskab kan kræve forudbetaling eller sikkerhedsstillelse i særlige tilfælde.

Betalingsfrist: 8 dage netto fra fakturadato, medmindre andet fremgår af Aftalebrevet.

Ved forsinket betaling kan JD Regnskab opkræve morarenter, rykker- og inkassogebyrer samt kompensation for inddrivelsesomkostninger i det omfang og efter de satser, der følger af gældende ret.

Møder og fremmøde:

Aflyses et aftalt møde senere end 24 timer før, eller møder Kunden ikke op uden forudgående aflysning, kan JD Regnskab fakturere den reserverede tid (minimum 0,5 time) samt eventuel forberedelsestid.

Tilbageholdelse og suspension:

JD Regnskab kan tilbageholde leverancer og suspendere arbejdet ved Kundens misligholdelse (herunder betalingsmisligholdelse) eller ved anticiperet misligholdelse.

Fejl, mangler og reklamation

Kunden skal løbende gennemgå leverancer og reagere ved konstaterede fejl eller mangler.

Reklamation skal ske skriftligt senest 14 dage efter, at Kunden har konstateret (eller burde have konstateret) fejlen/manglen.

JD Regnskab har ret og pligt til at afhjælpe inden for rimelig tid. Undlader Kunden at reklamere rettidigt, bortfalder Kundens krav på afhjælpning.

Ansvar og ansvarsbegrænsning

JD Regnskab er ansvarlig for den leverede Ydelse efter dansk rets almindelige regler, dog med de begrænsninger der følger af Aftalen.

JD Regnskab er ikke ansvarlig for indirekte tab eller følgeskader, herunder driftstab, tab af fortjeneste/indtjening, tab af goodwill/omdømme, tab af data eller omkostninger til genetablering af data.

JD Regnskab er ikke ansvarlig for tab, fejl eller forsinkelser, der skyldes:

Kundens forhold, mangelfuldt eller urigtigt materiale,
tredjemands forhold (fx banker, systemleverandører, myndigheder),
it-nedbrud, cyberangreb eller anden utilgængelighed af systemer uden for JD Regnskab’s rimelige kontrol.

JD Regnskab’s samlede erstatningsansvar for ethvert tab i forbindelse med en opgave (uanset ansvarsgrundlag og antal krav) er begrænset til det laveste beløb af:

(a) det honorar Kunden har betalt til JD Regnskab for de seneste 12 måneders ydelser under Aftalen, eller

(b) det beløb JD Regnskab’s ansvarsforsikring faktisk udbetaler i anledning af det pågældende tab.

Ansvarsbegrænsningen gælder i videst muligt omfang efter dansk ret og begrænser ikke ansvar, som ikke lovligt kan begrænses.

Tredjemand:

JD Regnskab påtager sig alene ansvar over for Kunden. Leverancer må ikke uden særligt aftalegrundlag anvendes af tredjemand.

Kunden skal holde JD Regnskab skadesløs for rimelige tab/omkostninger som følge af tredjemands krav, når kravet udspringer af Kundens brug/videregivelse af leverancer, Kundens misligholdelse eller Kundens oplysninger.

Kunden anerkender, at ansvarsbegrænsningen er en væsentlig forudsætning for JD Regnskab’s levering af ydelser under Aftalen.

Fortrolighed

Parterne skal behandle alle ikke-offentlige oplysninger fortroligt.

JD Regnskab kan videregive fortrolige oplysninger til underleverandører og samarbejdspartnere i det omfang det er nødvendigt for opgavens udførelse, og under forudsætning af passende fortrolighed.

JD Regnskab kan videregive oplysninger, når det kræves af lov, regulering eller gyldigt påbud fra myndigheder.

Kundereferencer: JD Regnskab anvender kun Kundens navn/logo som reference efter forudgående skriftligt samtykke.

Hvidvask, kundekendskab (KYC) og legitimation

Kunden accepterer, at JD Regnskab gennemfører kundekendskabsprocedurer og kan kræve relevante oplysninger og dokumentation (fx billedlegitimation, oplysninger om reelle ejere, ejerstruktur og formål med kundeforholdet).

JD Regnskab kan afvise at påtage sig eller fortsætte en opgave, hvis Kunden ikke leverer tilfredsstillende KYC-dokumentation, eller hvis JD Regnskab vurderer, at risici ikke kan håndteres forsvarligt.